Back Office Réceptionniste (H/F)

Rejoignez l'univers Ultima Collection au sein de l’une de nos propriétés d'exception.

Nous recherchons pour la saison d'hiver 2024-2025 notre Back Office Réceptionniste H/F pour notre ensemble de 13 Résidences privées de luxe avec services signature de la marque Ultima.

Principales missions :

• Veille au bon déroulement des séjours des clients et de leur bien-être

• Traite les demandes avant les séjours, conformément aux directives du service des réservations et effectue les réservations nécessaires

• Accompagne les clients jusqu’à leur propriété selon les standards de la collection

• Réalise les réservations pour le compte des clients durant leur séjour

• Promeut, renseigne et commercialise les services internes (Restaurant, Bar, Skiroom/ Skishop, Spa etc.) et activités externes

• Organise des expériences clients « sur-mesure » en fonction des envies de la clientèle

• Crée une relation privilégiée avec chaque client

• Coordonne les informations entre les différents services pour assurer un service d’excellence

• Communique et collabore de manière privilégié avec le service majordome et housekeeping

• Gère les demandes et plaintes des clients, de façon courtoise et efficace, en communiquant avec les différents services

• Gère les relations avec les prestataires extérieurs

• Tisse des liens et connaît tous les acteurs économiques locaux, les meilleurs restaurants, les directeurs de boutiques, etc.

• Assiste et/ou remplace ses collègues dans certaines de ses fonctions si nécessaire

• Constitue et enrichit la base d’informations touristique et culturelle, sur les activités, les services et les établissements de la station

• Participe à la mise à jour des Cardex clients

• Réalise les formalités administratives liées aux arrivées et aux départs

• Contrôle à chaque shift la refacturation aux clients des prestations internes et externes

• Contrôle à chaque shift la caisse et les débours caisse effectués en respectant les procédures données

• Réalise quotidiennement le suivi de la facturation des offerts (direction, marketing ou aminities)

• Réalise quotidiennement le Daily Report et le transfert au Front Office Manager et au Directeur(trice) d’exploitation

• Gère toutes les demandes d’achats clients et livraisons (sacs shopping, fleurs, courrier express, nourriture etc.) et coordonne la distribution dans les résidences avec les Majordomes

• Anticipe et aide à la réalisation du Night Report

• Effectue des shifts de nuit si nécessaire, à la demande des supérieurs

• Ambassadeur de la marque Ultima et promeut les destinations de la collection

• Formation supérieure en école hôtelière

• Expérience de 2-3 ans dans une fonction similaire en villa privée, yacht ou hôtel de luxe

• Français et anglais courants - Une 3ème langue un plus

• Connaissance du PMS Protel un atout

• Très bonne culture générale et excellent savoir-être

• Présentation soignée

• Organisé(e), rigoureux(se) et proactif(ve)

• Parfaite connaissance des attentes et exigences d'une clientèle haut de gamme

• Apte à gérer les priorités et les demandes pressantes de la clientèle

• Polyvalent(e) et disponible pour la clientèle